Судостроительная фирма «Алмаз»

Судостроительная фирма «Алмаз» - одно из ведущих судостроительных предприятий России. С 1914 г. специализируется на создании патрульных и боевых катеров. Верфь серийно строит сторожевые корабли нового поколения и крупнейшие в мире десантные корабли "Зубр". АЛМАЗ изготовил вагоны высокоскоростного поезда "Сокол", развивающего скорость 250 км/ч. В июле 2003 года Министерство Экономического Развития и Торговли РФ за выдающийся вклад в расширение внешних экономических связей России, развитие отечественного производства, экспорта и высокую профессиональную культуру удостоило предприятие дипломом и медалью «Лучший Российский экспортер 2002». В настоящее время предприятие активно внедряет новые технологические разработки по автоматизации производства, обработке металла и формированию технической документации.

В течение 2001 года на предприятии разработана и внедрена комплексная автоматизированная система учета финансово-хозяйственной деятельности на базе «1С:Предприятие 7.7 SQL».

Автоматизированы следующие подразделения: материальное бюро, расчетный отдел, отдел кадров, производственное бюро, финансовое бюро, сводно-балансовое бюро, бюро реализации и налогов, частично плановый отдел (всего около 30 рабочих мест). В ходе проекта автоматизировано ведение всех участков бухгалтерского и кадрового учета, формирование отчетности в вышестоящие и контролирующие органы.

Помимо возможностей типовой конфигурации для отражения специфики деятельности завода в программном комплексе реализован позаказный учет затрат на производство, в том числе по начисленной заработной плате. Также по заказам учитывается готовая продукция и выручка от реализации, отслеживается поступление денежных средств от покупателей.

Реализован учет ценных бумаг. Для этого созданы электронные документы по поступлению, выбытию и погашению ценных бумаг, отчет «Книга учета ценных бумаг» с реквизитами, предусмотренными Приказом МФ РФ от 15 января 1997 г. N 2 «О ПОРЯДКЕ ОТРАЖЕНИЯ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ ОПЕРАЦИЙ С ЦЕННЫМИ БУМАГАМИ».

Для проведения взаимозачетных операций с контрагентами разработан документ «Взаимозачет».

В модуле учета основных средств помимо типовых задач были реализованы функции по учету драгоценных металлов, мобилизационных фондов и подготовке системы отчетности для Комитета управления городским имуществом. Этот орган, контролирующий в Санкт-Петербурге операции с недвижимостью, требует от собственников недвижимости регулярной специфической отчетности.

В модуле учета кадров и расчета заработной платы реализовано автоматическое формирование статической отчетности для крупных предприятий (численность персонала завода около 2000 человек). Разработана выгрузка данных в файл для перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудников.

Для работы финансового отдела реализован учет счетов поставщиков и счетов, выставленных покупателям. Для осуществления финансового контроля за поступлением и расходованием денежных средств в электронных документах «Счет покупателю» и «Счет поставщика» кроме обычных данных отражается информация об ответственном подразделении, статьях бюджета, по которым пойдет оплата счета. Разработаны специальные отчеты для анализа информации о зарегистрированных в системе счетах, прохождения по ним оплаты.

Практически сразу после сдачи системы в эксплуатацию возникла задача по автоматизации бюджетирования денежных средств. Поскольку регламент бюджетного процесса Корпорации до последнего времени находился в постоянном развитии и совершенствовании, в системе на начальной стадии была решена только задача по сбору информации и формированию отчетов по фактическому использованию денежных средств.

Программный комплекс автоматизированного учета финансово-хозяйственной деятельности ОАО СФ «Алмаз» состоит из четырех взаимосвязанных подсистем:

• Материальный учет
• Учет основных средств и НМА
• Учет кадров и расчет заработной платы
• Бухгалтерский и финансовый учет

Выделение учета основных средств и материалов в отдельные базы данных обусловлено большой номенклатурой ОС, хозяйственного инвентаря, инструментов и материалов. Поскольку проведение регламентных процедур по расчету амортизации и формированию проводок по учету материалов при номенклатуре более 10 000 позиций занимает много времени, такое разделение позволило обеспечить приемлемую производительность работы системы. Кроме того, выделение номенклатуры материалов, основных фондов из бухгалтерской базы данных позволило дополнить элементы справочников материалов, основных средств реквизитами, не применяемыми в бухгалтерском учете, но актуальными для других целей. Например, в карточке инвентарного объекта основных средств были добавлены реквизиты, отражающие изготовителя, паспортные данные инвентарного объекта и т.п. Несмотря на то, что физически используется несколько баз данных, дублирование ввода информации не происходит, т.к. разработаны механизмы автоматизированного обмена данными между базами.

Для обеспечения высокого быстродействия системы, а так же для получения отчетов в различных аналитических разрезах учет материалов организован с использованием регистров оперативного учета.

В системе реализован план счетов с 4-мя уровнями аналитического учета.

По результатам промышленной эксплуатации система несколько раз модернизировалась, модуль бухгалтерского учета успешно был переведен на ведение учета по новому плану счетов, проведена модернизация модуля расчета заработной платы в соответствие с изменениями действующего законодательства. На текущий момент система находится на сопровождении. Планируются работы по модернизации системы в связи принятием общекорпоративной учетной политики и единого плана счетов (ОАО «СФ «Алмаз» входит в состав Корпорации «Объединенные машиностроительные заводы»).

Этапы внедрения:

• Декабрь 2000 г. - май 2001 г. - исследование и разработка программного комплекса
• Июнь 2001 г. – сентябрь 2001 г. - ввод в действие
• Ноябрь 2001 г. – февраль 2002 г. - переход на новый план счетов
• Апрель 2002 г. – август 2002 г. - переход на 2 редакцию конфигурации «Зарплата и кадры»

Учет производственных заказов.

Для изготовления продукции или проведения работ по договорам с Заказчиками на предприятии открывается производственный заказ. Плановый отдел в программном комплексе регистрирует документ «Заказ».

По каждому заказу вносится следующая информация:

• номер заказа
• даты открытия и закрытия
• срок исполнения работ по заказу
• заказчик и договор
• подразделение и сотрудник, ответственные за выполнение заказа
• номенклатура изготавливаемой продукции/проводимых работ
• предполагаемая отпускная цена
• предполагаемая себестоимость
• способ распределения накладных расходов.

На закладке «Прочее» указывается информация о списке рассылки по службам завода и плановой трудоемкости по подразделениям.

Документ имеет печатную форму. После регистрации заказа в системе, данный документ рассылается всем заинтересованным службам завода.

По мере проведения работ все затраты по заказу собираются по дебету 20 счета. Для этого на 20 счете добавлен аналитический учет по заказам.

Все документы, отражающие затраты имеют реквизит «Заказ», со ссылкой на соответствующий документ.

Расчет себестоимости произведенной и отгруженной продукции, выполненных работ по заказам осуществляется в конце месяца после распределения отклонений в стоимости материалов (счета 15 и 16), затрат вспомогательных производств и общепроизводственных расходов. Для этого на счетах 43 и 90 также введена аналитика по заказам, а электронные документы по учету выпуска и отгрузки готовой продукции, оказанию услуг имеют реквизит «Заказ».

Таким образом, на основании данных системы с помощью стандартных отчетов «1С:Бухгалтерии» можно получить данные о накопленных затратах, себестоимости, выручке и прибыли по каждому заказу.

Разработан специализированный отчет, в котором по видам деятельности и каждому заказу выводится сводная информация о затратах в разрезе статей и подразделений, суммах отгруженной продукции, услуг, поступлении денежных средств от покупателей.

Бюджетирование денежных средств.

Для решения задачи бюджетирования денежных средств создан справочник «Бюджет».

Ввод плановых показателей по статьям утвержденного Корпорацией бюджета денежных средств осуществляется документом «Прогнозный бюджет».

При проведении документ формирует проводки по забалансовому счету «Бюджет».

Для сбора информации о фактическом движении денежных средств по статьям бюджета на счетах 50, 51, 52, 55, субсчете «Взаимозачеты» счета 76 введен аналитический учет с использованием справочника «Бюджет». Все банковские и кассовые документы, а также документ «Взаимозачет» при проведении формируют в системе фактические данные о движении денежных средств по бюджету.

Для сравнения плановых и фактических данных, выявления сумм отклонений по исполнению предприятием бюджета денежных средств разработан специальный отчет.

О результатах внедрения автоматизированной системы управления рассказывает в интервью гл. бухгалтер судостроительной фирмы «Алмаз» Черняев Александр Артемьевич.