Интервью с гл. бухгалтером судостроительной фирмы «Алмаз» о внедрении 1С:Предприятия

Статья опубликована в газете
"Планета Бухгалтера" №22, Апрель 2004 года

Судостроительная фирма «Алмаз» - одно из ведущих судостроительных предприятий России. С 1914 г. специализируется на создании патрульных и боевых катеров. Верфь серийно строит сторожевые корабли нового поколения и крупнейшие в мире десантные корабли "Зубр". АЛМАЗ изготовил вагоны высокоскоростного поезда "Сокол", развивающего скорость 250 км/ч.
На предприятии разработана и внедрена комплексная автоматизированная система учета финансово-хозяйственной деятельности на базе системы «1С:Предприятие 7.7 SQL». Автоматизированы следующие подразделения: материальное бюро, расчетный отдел, отдел кадров, производственное бюро, финансовое бюро, сводно-балансовое бюро, бюро реализации и налогов, частично плановый отдел.
Проблемы, которые фирма хотела решить с помощью внедрения системы в общем можно назвать стандартными. Это устранение дублирования ввода информации, автоматизация рутинных бухгалтерских операций. Однако в ходе проведения работ пришлось решать задачи по постановке системы документооборота, обеспечивающего информационное наполнение системы.
В ходе проекта автоматизировано ведение всех участков бухгалтерского и кадрового учета, формирование отчетности в вышестоящие и контролирующие органы.
Для отражения специфики деятельности завода в программном комплексе реализован позаказный учет прямых затрат на производство, в том числе по начисленной заработной плате. Также по заказам учитывается готовая продукция и выручка от реализации, отслеживается поступление денежных средств от покупателей. В расчете себестоимости учтен сложный механизм распределения затрат вспомогательных производств.
В модуле учета основных средств помимо типовых задач были реализованы функции по учету мобилизационных фондов и система отчетности для Комитета управления городским имуществом (этот орган, контролирующий в Санкт-Петербурге операции с недвижимостью, требует от собственников недвижимости регулярной специфической отчетности.
В модуле учета кадров и расчета заработной платы реализовано автоматическое формирование статической отчетности для крупных предприятий.
Разработана выгрузка данных в файл для перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудников.
Для работы финансового отдела реализован учет счетов поставщиков, проведения оплаты по счетам. Практически сразу после сдачи системы в эксплуатацию возникла задача финансового планирования и бюджетирования движения денежных средств. Поскольку регламент бюджетного процесса Корпорации до последнего времени находился в постоянном развитии и совершенствовании, в системе на начальной стадии была решена только задача по сбору информации и формированию отчетов по фактическому использованию денежных средств.
По результатам промышленной эксплуатации система несколько раз модернизировалась, модуль бухгалтерского учета успешно был переведен на ведение учета по новому плану счетов, проведена модернизация модуля расчета заработной платы в соответствие с изменениями действующего законодательства. На текущий момент система находится на сопровождении.
О результатах внедрения автоматизированной системы управления рассказывает гл. бухгалтер судостроительной фирмы «Алмаз» Черняев Алексадр Артемьевич.

- Александр Артемьевич, расскажите, с чего все началось?

Назрела необходимость совершенствовать бухгалтерский учет, повышать его оперативность. При ведении бухгалтерского учета ручным методом нам эти задачи было не решить. Прежде в своей трудовой деятельности мне часто приходилось заниматься вопросами механизации бухгалтерского учета, начиная с тех времен, когда все это делалось на табуляторах. И я всегда считал, что результативность работы при внедрении прогрессивной вычислительной техники должна расти. Значительно уменьшается ручной труд по оформлению и обработке документов, у сотрудников высвобождается время, что позволяет им переключаться на другие задачи. Естественно, уровень техники в настоящее время, и появление проектов комплексной автоматизации, дают больше возможностей, чем использовавшиеся ранее локальные программы. Однако, и обновление парка компьютеров и комплексная автоматизация бухгалтерского учета требовали значительных финансовых ресурсов. И как только, за счет пополнения портфеля заказов по судостроению, наш завод смог профинансировать такой проект, мы сразу взялись за дело. К тому времени, «Алмаз» был отстающим в этом вопросе. Была поставлена цель: фирма должна, во что бы то ни стало, выйти по вопросу автоматизации учета на современный уровень.

- Значит, Вы были главным «зачинателем»?

Я был основным заинтересованным лицом. Сам занимался выбором Исполнителя, изучал на рынке предложения компаний, занимающихся постановкой автоматизированного бухгалтерского учета. В первую очередь обращал внимание на результаты внедрения на других промышленных предприятиях.

- То есть, именно результаты играли решающую роль?

Конечно, поэтому мы выбрали «Лозу». На примере проекта в НПО «Аврора», из разговора с главным бухгалтером я понял, если что-то и не получается, то из-за того, что этому уделяется недостаточно внимания и времени вплотную заниматься вопросами, возникающими в ходе автоматизации. Таким проектам надо уделять большое внимание. И я решил – у нас должно получится! [b]- Скажите, какие ожидания у Вас были от внедрения, и что из них удалось реализовать?

Ожидалось - внедрение на всех участках бухгалтерии учета с использованием современных персональных вычислительных машин. Ожидалось – сделать это на современном уровне проектов механизации. Я считаю, мы на этот уровень вышли. Кроме этого, учитывая, что в нашей корпорации стала развиваться система бюджетирования, необходимо было настроить программу так, чтобы получать данные о движении денежных средств на предприятии по статьям бюджетов, иметь возможность анализировать отклонения от плана. Здесь пришлось много поработать как нашим специалистам, так и «Лозе». В результате, мы имеем возможность оперативно управлять бюджетной системой. Не автоматизируй мы эту задачу, на наших сотрудников свалилось бы столько дополнительной работы! Я считаю, что намечали – сделали! Я высказываю не только свое мнение. Такой же ответ я получил в каждом бюро, на каждом участке учета, когда задал вопрос «Ну, как результаты внедрения?»
На мой взгляд, связано это вот с чем. Большого психологического барьера при переходе на новые методы работы у наших бухгалтеров не было. Учет и раньше был механизирован, но все-таки, было очень много ручного труда. Все проводки, все отчеты делались вручную. Сейчас все это делают машины, вплоть до оперативного управления финансами, планированием. Вся банковская, кассовая документация, да и по остальным участкам идет с машин. В общую систему включена и кадровая служба. Сейчас мы включаем сюда налоговый учет.

- Значит, система продолжает развиваться?

Да, она продолжает совершенствоваться. Потому, что если мы не будем этого делать, то через год – два опять попадем в отстающие.

- Скажите, какие подразделения были вовлечены в процесс?

Многие. Вот я называл управление персоналом, бухгалтерия, финансовый, плановый отделы. На складах у нас компьютеров нет, и вся первичка там выписывается вручную. А дальше она вносится в программу в бухгалтерии в бюро учета товарно-материальных ценностей. В дальнейшем собираемся подключать сюда и склады и коммерческое управление, снабжение. Чтобы замкнуть в единый контур все процессы: закупку, продажи, складской учет, передачу в цеха. Это – наша перспектива.

- Как реагировал персонал на происходившие изменения?

Предыстория такая… Кто из проверяющих ни приходил к нам, все отмечали низкий уровень механизации бухгалтерского учета. Машины были устаревшие, на каждом участке были какие-то свои индивидуальные разработки, не решавшие всех задач. Своих заместителей я возил на другие предприятия, показывал, как может быть поставлен автоматизированный учет. Наши люди и сами понимали, что надо все менять.

- То есть, Вы, по сути, морально готовили людей?

Обязательно, а как же без этого! Когда пришли специалисты «Лозы», у нас больших затруднений не было, потому, что люди уже были готовы к переменам, разговаривали на одном языке и обучение прошло довольно быстро. Внедрение продолжалось год. Я считаю, год – это не много для внедрения. Сейчас возникают новые вопросы, связанные с внесением изменений в законодательные акты. «Лоза» эти вопросы решает.

- Скажите, какие были трудности?

Трудности были при переводе информации из старых баз данныз в новую. Потому что многое надо было заново шифровать, пересматривать состав справочников. Например, по основным средствам многих данных в старых программах просто не было, приходилось поднимать первичные документы, иногда очень старые.

- Как изменились функции ваших сотрудников?

У нас многие считали, что с внедрением механизированной системы учета резко должен сократится численный состав работников учета. А ведь механизация учета ставит не такую цель. Я считаю, за счет выcвобождения времени работников от ручного труда, их функции должны переключиться на контрольные. Надо идти на склад, проверять выборочным путем остатки, нет ли излишек и недостач. В цехах: правильно ли по нормативам выдаются товарно-материальные ценности в производство. А то, например, выписали какой-то механизм на такой-то заказ на корабль, а смотришь по технологическим документам, там его нет. Бесконтрольность как раз и порождает утечку. -----. В этом направлении мы должны идти вперед.

- Как изменились отношения между подразделениями?

Изменились. Произошло перераспределение обязанностей между управлением персоналом и расчетным бюро бухгалтерии. Численный состав по специальностям, табеля, штатное расписание теперь закладываются в управлении персоналом. У нас разнообразная система оплаты труда: окладная, повременная, тарифная, сдельная, подрядная формы. Вот на основании этих данных, введенных управлением персонала, идет расчет всех выплат, вручную бухгалтерией вводятся только данные из цехов о зарплате по договорам подряда. Перераспределение произошло в расчете налогов. У нас теперь создан отдел по налогам. И функции по расчету практически всех налогов перешли туда. При этом используются данные бухгалтерского учета.
Что еще у нас по-другому сделано… Еще до механизации мы произвели большое сокращение численности персонала. Изменилась структура: бухгалтерия, финансовый и планово-экономический отделы объединились в экономическое управление. Объем работы у сотрудников, конечно, увеличился. Справиться с этим помогла новая программа, правильное распределение задач между персоналом, устранение дублирования ввода данных, уменьшение ручного труда и т.д. , как я уже говорил.

- Что изменилось для подразделений, которые не затронула автоматизация учета?

Они теперь могут любую информацию получить по первому требованию. Начальник цеха всегда может оперативно получить данные по своим работникам, по уровню заработной платы, по категориям и т.д. Если у руководства возникнет вопрос: «Почему зарплата получилась выше определенной суммы?». Расчетное бюро положит ему на стол справку, в которой указано, из чего эта сумма сложилась. Зарплата столько-то, больничный, отпуск столько-то, сверхурочные. Коммерческому управлению оперативно выдаются расшифровки по заготовлению складов: сведения о материальных ценностях оплаченных, но не полученных от поставщиков; или, наоборот, о неотфактурованных поставках (материалы пришли, оплаты нет). Такую расшифровку мы даем в коммерческое управление на первое число каждого месяца – для принятия мер.

- Отразилась ли автоматизация на взаимоотношениях Алмаза с внешним миром?

Конечно. Раньше мы не могли сделать оперативно акты сверки по дебеторской и кредиторской задолженности на первое число, на момент инвентаризации или просто по требованию других служб. Приходилось собирать и обобщать вручную данные с разных мест. Сейчас всю необходимую для сверки расчетов информацию мы видим моментально. Это первое. Второе – это отношения с банками. За счет использования электронной системы связи, мы оперативно отрабатываем все взаимодействия с банками.

- То есть главный положительный результат – это оперативность?

Да! Прежде всего, оперативность. Ну и широта информации, предоставляемой по требованию.

- Если кому-то интересно, почему получилась такая цифра, всегда это можно объяснить?

Конечно! По электронным документам.

- А как лично на Вашей работе отразилась автоматизация?

Положительно отразилась. В самой системе бухгалтерского учета ничего не изменилось. Нашей задачей как было соблюдение основного закона и ПБУ, так мы это и делаем. Но еще раз говорю: получить любую информацию, справку, расшифровку я могу моментально. А раньше чтобы сделать это по моему заданию или руководства, сотрудникам надо было иногда несколько дней, чтобы собрать и состыковать информацию.

- Александр Артемьевич, на Ваш взгляд, есть ли экономический эффект от автоматизации, можно ли его посчитать?

Я считаю, есть. Но посчитать это, у нас методик нет. В затраты по проекту вошли: закупка вычислительной техники, расходы на внедрение и сопровождение. Ожидавшегося руководством дополнительного сокращения персонала не произошло. Поэтому, экономический эффект так, «на глазок», определить трудно. По прошлому опыту работы могу сказать, что срок окупаемости приблизительно должен составить до 3-х лет. Раньше для вложения средств в развитие производства необходимо было сделать расчет окупаемости затрат. Были методические указания, расчетные формы, а сейчас этого нет, прекратилось в конце 80-х. С начала перестройки отказались от планирования, системы нормирования трудовых и иных затрат. Сейчас все возвращается, у нас на заводе --- введена система бюджетирования денежных средств. Мы возвращаемся к нормированию, потому что заработную плату вот так с угла и за килограмм веса рассчитать сложно. Потому что, например, конструкция весом в 20 кг, которую изготовил рабочий, может быть пустым сваренным ящиком, а может быть насыщенна механизмами, и сложность работы здесь разная.

- Если перенестись на 2 года назад, в самое начало, чтобы Вы сделали по-другому?

Мне лично по-другому ничего не надо. Я не говорю, что эта система абсолютна, что лучше ее нет. Каждая система может и должна совершенствоваться. Но на сегодняшний день, тот уровень, который у нас есть, фирму полностью устраивает.

- Как вы считаете, в чем особенность автоматизации на «Алмазе»?

Особенности зависят от специализации предприятия. Любой типовой программный комплекс должен быть привязан к фактическим условиям организации. У нас это - длительный цикл постройки кораблей, позаказный метод учета затрат на производство, огромнейшая номенклатура товарно-материальных ценностей. Не вся специфика была учтена в проекте автоматизации сразу. Поэтому разработчики вместе с нашими специалистами решали многие вопросы постепенно, в ходе сопровождения. Мне разработчики говорили: «Александр Артемьевич, решение этой задачи программным комплексом не предусмотрено!» А я отвечал: «Не мы для механизации, а механизация для нас!» И мы дорабатываем нашу систему дальше.

- Есть мнение, что «Алмаз» сейчас находится в передовиках по организации учета среди предприятий, входящих в корпорацию ОМЗ? Вы можете это прокомментировать?

Я не могу это оценивать. Я только могу сказать, что из системы мы получаем отчет о фактическом выполнении бюджетов, которые нам нужны для утверждения новых бюджетов на квартал, финансовый год. Приезжавшая на прошлой неделе комиссия финансового управления корпорации, приняла наш бюджет в течение полудня, мы оперативно снимали все вопросы, потому что информационно мы обеспечены. Мне приятно, что я не ошибся в организации, которую мы привлекли. Я и на рабочих совещаниях по проекту автоматизации неоднократно выражал удовлетворенность ходом работ. Были и разногласия, и недовольства. Но все это рабочие моменты. Выбирая платформу, я сначала остановился не на 1С, а на другой системе. Но она была рассчитана на предприятие с численностью до 500 человек, нас бы она просто не обеспечила. А с 1С --- проблем --- нет. После этого мы еще смотрели систему, более глобальную, «Галактика». Но меня не устроили темпы внедрения по участкам. Там необходимо было автоматизировать все подразделения, начиная с управления. Большая длительность цикла внедрения. А так, система бухгалтерского учета уже полностью автоматизирована, и программный комплекс развивается.

- Как, на Ваш взгляд, должна развиваться система в дальнейшем?

Нужно ставить оперативный учет. Например, руководитель хочет видеть данные о движении денег по статьям бюджета день в день. А я ему такую информацию из бухгалтерского учета предоставить не могу. У меня документы, например, выписки из банка приходят с задержкой в несколько дней. Деньги в реальности уже прошли, а в бухгалтерском учете их пока нет. Это задачи оперативного учета, в котором информация должна отражаться сразу, даже если она и не подкреплена пока документами. Мы и дальше будем вести доработку и развитие системы в соответствии с интересами и задачами фирмы и корпорации.

ООО "Лоза-1С:Франчайзинг" (Санкт-Петербург) работает на рынке информационных технологий с 1997 года. Основные направления деятельности: разработка и внедрение программного обеспечения на платформе «1С:Предприятие», поставка и обслуживание программ «1С», консалтинг в области автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Компания является официальным партнером фирмы "1С", имеет статусы "1С:Франчайзи", "Авторизованного учебного центра 1С, и "Авторизованного Центра Сертификации по программным продуктам 1С".

,

(812) 542-41-01